E-MAILCODES

Waarom e-mailcodes?

Er wordt zoveel gemaild tegenwoordig dat het lastig en tijdrovend kan zijn om alle communicatie te volgen en beantwoorden. Met dank aan Webdesigning.nl gebruik ik daarom regelmatig e-mailcodes in mijn e-mail. Vaak staat mijn hele boodschap of vraag in het onderwerp, anders is het minimaal een indicatie voor wat ik van de ontvanger verwacht.

Onderwerp-codering voor het onderwerp

ACT:	ik verwacht een actie
ACTS:	ik verwacht ZSM een actie
VRG:	ik wil antwoord op een vraag
VRGS:	ik wil ZSM antwoord op een vraag
TKN:	ik wil iets doorgeven, ontvanger hoeft niet te reageren (dit bericht mag ook enkele dagen later gelezen worden)
TKNS:	ik wil iets doorgeven, moet ZSM gelezen worden
TO:	ik wil iets overleggen
TOS:	ik wil iets overleggen, moet ZSM overlegd worden
DONE:	gevraagde actie is ondernomen (vervang ACT en de RE/FWD hierdoor en laat de rest van het onderwerp in stand)
JA/NEE:	het antwoord op de vraag is ja of nee (als je een kort antwoord kunt geven)
ETA?	ik vraag naar de Estimated Time of Arrival, oftewel wanneer verwacht de ontvanger het af te kunnen hebben (in combinatie met ACT of ACTS)

Onderwerp-codes achter het onderwerp

[EoM]

er staat alleen informatie in het onderwerp, de e-mail hoeft niet geopend te worden (laatste ‘woord’ van het onderwerp)

Opmerkingen & tips

Ik maak fysieke afspraken graag telefonisch, dat voorkomt onnodige mailtjes en reserveren van ‘mogelijke tijdstippen’
Als ik direct reactie verwacht dan gebruik ik geen mail maar telefoon of direct contact
Ik probeer zoveel mogelijk mijn mails S.M.A.R.T. te formuleren
Als ik wil dat de ontvanger actie onderneemt zal ik altijd ACT gebruiken, nooit TKS of TKN
Ik zorg dat een VRG zoveel mogelijk met JA of NEE beantwoord kan worden
Bij gebruik van [EoM]-mails zet ik de links aanvullend in het mailbericht zodat de ontvanger er makkelijk op kan klikken